L’organisation d’un événement n’est pas chose facile : non seulement, il y a beaucoup de paramètres à prévoir, mais en plus, les imprévus ne sont pas rares. Pour éviter que votre événement ne soit un fiasco et maximiser vos chances de mettre en place un événement inoubliable, voici quelques astuces.

1. Organiser un événement adapté à votre cible

La clé de la réussite d’un événement, c’est que celui-ci soit parfaitement adapté aux besoins et aux attentes de votre cible. La première étape de la mise en place d’un projet d’événement sera donc l’étude de votre cible ou public. Par exemple, l’organisation d’un mariage commence toujours pas un rendez-vous entre le wedding planner et les futurs mariés, afin de s’accorder sur les attentes du couple. Autre exemple : si vous planifiez d’organiser un festival de musique, vous devrez connaitre les attentes de votre cible afin de prévoir une programmation adaptée à leurs goûts musicaux, et leur donner envie de participer au festival.
Connaître votre cible, ce n’est pas seulement connaitre ses attentes, ses exigences et ses préférences, mais c’est aussi connaitre ses habitudes. Si votre cible est jeune et connectée, il faudra mettre en place une application événementielle pour dynamiser l’organisation de l’événement ou encore un système de billetterie sur mobile.

2. Bien gérer l’inscription des participants

Si vous organisez un événement public, la gestion de l’inscription des participants est primordiale pour s’assurer que votre événement sera un succès. Le mieux est de mettre en place un système d’enregistrement et de billetterie en ligne, voire sur une application mobile dédiée à votre évènement. En tous les cas, votre système d’inscription doit être facile à trouver et à comprendre pour ne pas décourager les participants. Il en va de même pour la tarification : si elle est compliquée, cela risque de décourager vos visiteurs.
Le jour J, le personnel d’accueil doit disposer de la liste des participants pour faciliter l’accès des participants au lieu de l’événement. Pour les gros événements comme les festivals, il est important de mettre en place un système (si possible, numérisé) qui permettre aux participants d’entrer rapidement.

3. Bien gérer son budget

La gestion du budget est l’une des parties les plus difficiles de l’organisation d’un événement. Toutefois, c’est aussi l’une des plus importantes ! Si vous avez proposé un devis à un client (par exemple, dans le cadre de l’organisation d’un mariage), vous devez vous y tenir. Pour bien gérer votre budget, vous devez prendre en compte tous les facteurs de coût et tous les imprévus possibles. L’idéal est d’utiliser une application ou un logiciel qui vous aidera à gérer le budget.
Il est également important, pour respecter le budget fixé au départ, de ne rien oublier dans le devis. N’hésitez pas à prendre le temps qu’il faut pour effectuer une check-list !

4. Utiliser les technologies pour son événement

Les technologies prennent une place de plus en plus importante dans l’événementiel. Il est conseillé par exemple d’utiliser une application événementielle, qui permettra de réunir sur une seule plateforme toutes les informations concernant votre événement : informations pratiques, programme, billetterie, etc. Cette application vous permettra d’interagir avec votre public et de recueillir leurs retours sur votre événement.
Il est possible d’utiliser des technologies pour animer son événement, comme les vidéoconférences, les vidéos 3D, le site web éphémère, les lives sur les réseaux sociaux… Ces éléments vous permettront en même temps de diffuser votre évènement au-delà de son public pour en accroitre la visibilité.
Enfin, vous pouvez mettre en place un système de notifications push sur mobile pour informer directement les participants à votre évènement des nouveautés. Cette option est souvent inclue dans les applications événementielles.

5. Communiquer tout au long de l’organisation de l’événement

La communication est importante, à tous les stades de l’organisation de votre événement : lorsque l’événement est en projet, lorsque vous pouvez diffuser les premières informations, pendant et après l’évènement… La communication doit être constante, mais pas seulement : elle doit aussi être qualitative et originale pour attirer l’attention de votre cible et accroitre le nombre de participants. Publicité, réseaux sociaux, networking, création d’un site web ou d’une application mobile consacrés dédié… Tous les moyens sont bons pour communiquer !